Remote Werken vanuit het buitenland: een complete gids voor Hr-managers

Template Beleid Remote Werken in het Buitenland

Succes begint met duidelijk beleid. Maak eenvoudig duidelijke afspraken met uw personeel rondom remote werk met onze handige template👇

Gebaseerd op

Een sterk geschreven policy. Ik ben onder de indruk hoe ze het voor elkaar hebben gekregen alle relevante aspecten te belichten en passende kaders te bieden wat betreft het mogelijk maken van werken vanuit het buitenland wanneer in loondienst. Daarnaast weten ze dit ook op een vlotte en begrijpbare manier te verwoorden zodat dit ook goed te volgen is voor een medewerker. Zo wordt er ook begrip gecreëerd waarom bepaalde dingen niet mogelijk zijn.

Remote werken in het buitenland betekent mogelijk werken in meer dan 190 landen over de hele wereld. Het aantal wetten en regels dat van toepassing kan zijn op werknemers die tijdelijk remote werken in het buitenland is enorm.

Voorkom onverwachte verrassingen en maak duidelijke afspraken met uw personeel rondom remote werk.

Als werkgever moet u beschermd worden

Succes begint met duidelijk beleid

Uiteraard is er een knip en klare relatie tussen Workations en het ondernemingsbeleid. Wat verwachten werknemers en hoe helpt het de onderneming verder? Iedereen is gebaat bij duidelijkheid.

Gelukkig hoef je dit niet helemaal zelf te bedenken. Daarvoor hebben we een handig workation beleid template ontwikkeld die je zelf kunt aanpassen. 👇

Stuur mij een gratis exemplaar

Waarom is er beleid nodig voor remote werk vanuit het buitenland?

Risico's voor werkgevers wanneer werknemers vanuit het buitenland werken

Payroll verplichtingen

Als werkgever wilt u voorkomen dat u uw bedrijf in het buitenland moet registreren omdat één of meer van uw werknemers daar voor langere of kortere tijd op afstand werken. Dat zou onbedoeld een verplichting creëren om een volledige salarisadministratie in het buitenland op te zetten.

Het risico op registratieplicht geldt niet voor bedrijven die al aanwezig zijn in de landen waar hun werknemers op afstand werken. Daarom beperken multinationals en grote adviesbureaus werk op afstand, meestal tot landen waar ze al kantoren hebben.

Fiscale risico's

Als werkgever blijft u verantwoordelijk voor de afdracht van loonbelasting en andere werknemerspremies. Werkt een werknemer tijdelijk vanuit het buitenland, dan dient u zorg te dragen voor juiste belasting- & premieafdracht per land.

Wordt een werknemer beschouwd als een vaste vertegenwoordiger van de onderneming in een ander land, dan kan uw onderneming verplicht worden om in dat land vennootschapsbelasting te betalen.

Cyber security

Elk bedrijf is wettelijk verplicht om bedrijfsinformatie en die van haar klanten en partners te beschermen tegen inbreuk en diefstal.

IT-veiligheid risico's nemen toe wanneer werknemers vanuit onveilige landen of accommodaties werken. Inloggen op publiek toegankelijke Wi-Fi netwerken of niet gebruik maken van een VPN-verbinding kunnen leiden voor kopzorgen. Om dit te voorkomen is een eigen beleid voor remote werk nodig om het gedrag van remote werkende werknemers te reguleren.

Werkgevers aansprakelijkheid

Arbo-wetgeving en werkgeversaansprakelijkheid voor werkgerelateerde ongevallen van werknemers blijven onverminderd van kracht. Zowel in een 'work-from-home' situatie als wanneer een werknemer remote werkt vanuit het buitenland.

In sommige jurisdicties, zoals bijvoorbeeld Duitsland, geldt zelfs een verdergaande zorgplicht voor de werkgever voor werknemers die werken vanuit een ander land, vergeleken met de werknemers die werken vanuit eigen land.

Technologie

De kans op beschadiging, verlies of diefstal van bedrijfseigendommen zoals een laptop neemt toe wanneer een werknemer vaker op reis gaat. Ook de werkplek en verblijfplaats tijdens een workation is van invloed (bijv. een hotel vs. een hostel).

Data privacy & GDPR

Gegevensverwerking door werknemers in sommige andere landen kan in strijd zijn met GDPR-regelgeving.

Risico's voor werknemers die remote werken vanuit het buitenland

Dubbele belastingplicht

Bij een langer verblijf in het buitenland of zelfs vanaf dag 1 in een ander land kan een dubbele belastingplicht ontstaan voor de werknemer. Nederland heeft belastingverdragen met een groot aantal landen om voor korte verblijven in het buitenland een dubbele belastingplicht te voorkomen. Voor verdragslanden geldt in de meeste gevallen dat pas bij een verblijf van >183 dagen in een ander land, daar inkomensbelasting moet worden betaald.

Verblijfs- & werkvergunning

Afhankelijk het doel en duur van een verblijf in het buitenland (bijv. workation vs. semi-permanente verhuizing) kunnen eisen worden gesteld door het bestemmingsland voor verblijfs- en werkvergunningen. De regels verschillen per land. Zie voor een snelle referentiegids de Worldwide Personal Tax and Immigration Guide 2021-22, opgesteld door Ernst & Young.

Verzekeringsdekking

Bij schade of verlies van bijv. een zakelijke laptop, kosten voor (medische) hulp of het tijdelijk niet kunnen werken terwijl in het buitenland (bijv. vanwege een kapotte laptop) worden mogelijk niet gedekt door de standaard bedrijfsverzekering. Een reisverzekering voor privé met de juiste dekking is dan nodig.

Kwaliteit medische zorg

Heeft een werknemer medische hulp nodig tijdens zijn of haar verblijf in het buitenland? Het ontvangen van de juiste zorg van goede kwaliteit is niet in elk land een vanzelfsprekendheid.

Welke bedrijven gingen u voor?

Goed remote werk beleid begint met..

Het beleid van uw bedrijf voor remote werk vanuit het buitenland moet erop gericht zijn de hierboven beschreven risico’s te beheersen en het gedrag van de werknemers tijdens hun verblijf in het buitenland te sturen. Dit omvat onder meer de volgende onderwerpen.

Hoe lang mag een werknemer remote werken in het buitenland?

Waarom is het belangrijk om de toegestane duur dat een werknemer op afstand in het buitenland mag werken te begrenzen? De reden hiervoor is dat wet- en regelgeving met betrekking tot sociale zekerheid, belastingen en de (arbeids)wetgeving per land verschillen, en deze regels bovendien vaak niet in steen gebeiteld zijn. Als werkgever wilt u voorkomen dat u onbedoeld een vaste inrichting in het gastland creëert of dat u daar onbedoeld regelingen ter bescherming van werknemersbelangen activeert. Voorzichtigheidshalve hebben toonaangevende bedrijven de tijd dat een werknemer remote mag werken vanuit het buitenland beperkt tot 6 à 8 weken per jaar.

Welke werkzaamheden mogen niet in het buitenland worden verricht?

Als een van uw werknemers in een ander land wordt beschouwd als wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf, dan kan dit leiden tot een fiscale verplichting om in het buitenland vennootschapsbelasting te betalen. Om dit risico te vermijden, mogen werknemers, inclusief het management, in het buitenland: geen managementbeslissingen nemen; geen contracten ondertekenen; of het bedrijf op een andere manier wettelijk vertegenwoordigen tegenover andere partijen.

Welke landen zijn geschikt voor remote werk?

Bij het opstellen van een lijst mer vooraf goedgekeurde landen waar vandaan werknemers remote kunnen werken moet er met verschillende factoren rekening worden gehouden. Factoren zoals het tijdsverschil, persoonlijke & IT-veiligheidsrisico's en de geschiktheid van een locatie voor remote werk (bijv. i.v.m. lokale internetsnelheden) zijn allemaal relevant.

Hoe te voldoen aan Arbo-wetgeving voor remote werkers?

Veel landen vormen in het algemeen geen significant veiligheidsrisico en hebben goed functionerende rechtsstelsels. Sommige landen hebben echter een geschiedenis van economische spionage, verkeren in staat van oorlog, hebben een aanzienlijk risico van door de staat gesponsorde hacking activiteiten, of geldt er een verhoogd risico van diefstal en fraude. Als werkplek is niet elke locatie ook even geschikt voor productief remote werk en bezien vanuit IT-security.

Welke eisen moeten worden gesteld aan IT-security?

Het IT Security beleid instrueert werknemers hoe zij bedrijfsgegevens veilig kunnen houden en is een belangrijk hulpmiddel bij databescherming. Overwegingen zoals de keuze van locaties voor remote werk, het gebruik van een VPN, encryptie en algemene instructies hoe werknemers zich dienen te gedragen in het buitenland zouden onderdeel moeten zijn van het IT-Security beleid.

Hoe blijft u GDPR compliant met werknemers in het buitenland?

Gegevensbescherming blijft relevant, ook als een werknemer vanuit het buitenland werkt. De GDPR vereist dat bedrijven persoonsgegevens privé houden en beveiligen. De werkgever is wettelijk verantwoordelijk voor gegevensbescherming, ook wanneer werknemers op afstand werken vanuit het buitenland.

Hoe werken teams succesvol samen in verschillende tijdzones?

Laat werknemers met hun manager afspraken maken over de manier van samenwerking en haalbaarheid van het werken op afstand vanaf de gekozen bestemming. Dit zorgt ervoor dat er effectief kan worden samengewerkt ondanks mogelijk tijdsverschillen en kan de impact op het team als geheel worden beoordeeld.

Wanneer mag een werknemer niet remote werken in een ander land?

Sommige bedrijven hebben specifieke richtsnoeren toegevoegd aan hun beleid voor remote werk vanuit het buitenland voor bepaalde functies. Bijvoorbeeld, wanneer de rol van de werknemer klantgericht is, mag er niet meer dan 4 uur tijdsverschil zijn met de gekozen workation bestemming, tenzij anders overeengekomen met de manager. In andere gevallen kunnen werknemers die net bij het bedrijf zijn begonnen of werknemers die op het punt staan te vertrekken, worden uitgesloten van de privileges van remote werken in het buitenland.

En dit is nog niet alles..

Wie keurt de workation aanvragen goed? Wat te doen als dingen niet gaan zoals gepland? Hoe zorgt u voor een passende dekking van de werknemersverzekeringen?

Dit zijn slechts een paar voorbeelden. Er zijn nog tal van zaken om rekening mee te houden. Gelukkig hoeft u niet vanaf nul te beginnen, maak gerust gebruik van ons GRATIS template beleid voor remote werk vanuit het buitenland.

Daarom kiezen werkgevers voor een 'one-size-fits-all' beleid

Vanwege de complexiteit van de verschillen in fiscale en arbeidswetgeving tussen landen kiezen de meeste bedrijven voor een “one-size-fits-all“-aanpak voor hun remote werk beleid.

Wilt u zelf ook aan de slag? Maak gebruik van ons GRATIS voorbeeld Workation beleid. 👇 Samengesteld op basis van de ‘best practices’ van enkele van Europa’s toonaangevende bedrijven.

Stuur mij een gratis exemplaar

Timesavers

Ontdek een selectie van in-depth artikelen over onderwerpen die er toe doen.

https://workingfromhammock.nl/workation-werkgever-voordelen-nadelen/

https://workingfromhammock.nl/werknemer-incentives/

https://workingfromhammock.nl/leidinggeven-aan-hybride-teams/

https://workingfromhammock.nl/gegevensbescherming-remote-werk/

https://workingfromhammock.nl/leidinggeven-aan-remote-teams/

https://workingfromhammock.nl/medewerkersbetrokkenheid-stimuleren/