Management tips voor remote teams

Succes begint met duidelijk beleid. Maak eenvoudig duidelijke afspraken met uw personeel rondom remote werk met onze handige template👇

Management van remote teams vraagt om een andere aanpak

Naarmate werknemers vaker op afstand werken, wordt het belangrijk voor managers om te leren hoe ze remote werkende teams effectief kunnen aansturen. Een team managen dat niet fysiek aanwezig is vraagt om een andere aanpak. Onze tips helpen je op weg.

Handige tips voor managers & teamleads

Schep heldere verwachtingen & targets

Stel vanaf het begin duidelijke verwachtingen en doelstellingen vast voor remote werkende teamleden. Bijvoorbeeld door duidelijke deadlines te stellen en gewenste deliverables vooraf te bespreken. Door duidelijke verwachtingen te stellen, begrijpen werknemers wat er van hen wordt verwacht en kunnen ze hun werk beter plannen en doen. Als bijkomend voordeel blijkt uit onderzoek dat duidelijke doelen een positieve invloed hebben op werknemerprestaties en hun gevoel van betrokkenheid.

Als samenwerken als team belangrijk is, dan kan dit als volgt worden gestimuleerd:

Spreek vaste momenten af in de week waarop het team gezamenlijk werkt.
Deel de beschikbaarheid van individuele teamleden via bijv. hun status in Microsoft Teams.
Gebruik out-of-office replies wanneer een werknemer voor langere periodes niet beschikbaar is.

TIP! Kom overeen met remote werkende werknemers dat zij weer op kantoor moeten werken als hun prestatiedoelstellingen niet worden gehaald.

Gebruik technologie voor verbeterde communicatie

Communicatie is een belangrijk onderdeel van effectief management van teams, fysiek en remote. Er zijn tal van hulpmiddelen en technologieën beschikbaar die de communicatie en samenwerking in remote teams kunnen vergemakkelijken. Gebruik Microsoft Teams, Google Workspace of een ander platform voor teamvergaderingen of digitaal overleg. Kies een medium dat voor iedereen werkt. De eenvoud waarmee remote teamleden elkaar kunnen vinden, overleggen en gezamenlijk problemen oplossen moet vergelijkbaar zijn met de kantoortuin.

Geef continue feedback & ondersteuning

Bouw structurele feedbackmomenten en ondersteuning in voor remote teams. Juist voor remote werknemers die je niet dagelijks ziet, is het belangrijk om structureel feedback en ondersteuning te geven. Dit helpt het team om op koers te blijven en draagt bij aan een gevoel van waardering.

Bouw vertrouwen en verantwoor-delijkheid

Remote werkers zijn doorgaans goed in staat onafhankelijk te werken en gemotiveerd te blijven, ook in een paradijselijke setting. Vertrouw erop dat het team hun werk goed kan doen en maak hen verantwoordelijkheid voor het eindresultaat. Bijvoorbeeld door werknemers hun eigen tijd in te laten delen en je primair op te stellen als facilitator die teamleden ondersteunt waar nodig. Niet overtuigd? Uit een onderzoek van Microsoft blijkt dat 87% van de werknemers vindt dat zij hun werk even efficiënt kunnen doen op afstand als op kantoor.

TIP! Het kan voorkomen dat werknemers vanuit uiteenlopende tijdzones werken. Als werknemers door tijdsverschillen buiten hun normale werkuren om moeten deelnemen aan vergaderingen, biedt hen de flexibiliteit deze uren op een ander tijdstip te compenseren. Kan een werknemer door tijdsverschil niet deelnemen aan een belangrijke vergadering deelnemen, plan dan een aparte bila om de belangrijkste punten te bespreken.

Waak over werknemer welzijn

De sleutel voor gezonde werknemers begint met het verminderen van werkgerelateerde stress, verminderen van schermtijd en het stimuleren van lichaamsbeweging en sociale interactie.

Nu back-to-back online vergaderingen steeds gebruikelijker worden, brengen werknemers het grootste deel van hun werkdagen door achter een computerscherm. Het doorbreken van deze cyclus helpt het welzijn van werknemers te verbeteren en de effectiviteit van werknemers te vergroten, zo blijkt uit deze Britse studie.

Enkele praktische tips om dit te bereiken:

Kort vergaderingen in, beheer de agenda en zorg dat iedereen op tijd inbelt.
Houdt minstens één weekdag vergadering vrij.
Bevorder lichamelijke activiteit. Host digitale work-outs, sponsor een sportschool abonnement of creëer een competitie met behulp van Fitbit om werknemers ook buiten kantoortijd in beweging te brengen.
Creëer vaste pauzemomenten, bijvoorbeeld voor de lunch.
Moedig werknemers aan om zo nodig advies in te winnen bij hun manager.

Dring aan op een geschikte werkplek

Zorg ervoor dat werknemers een geschikte werkplek hebben, zeker wanneer ze remote werken in het buitenland. Biedt indien nodig begeleiding bij het vinden of creëren van een geschikte werkplek.

Een goede remote werkplek zou in ieder geval aan aan de volgende eisen moeten voldoen:

de werkplek is ergonomisch ontworpen om het risico gezondheidsklachten veroorzaakt door langdurig in dezelfde houding zitten of staan tot een minimum te beperken;
beschikt over snel, veilig en betrouwbaar internet.
biedt privacy wanneer nodig; en
je kunt er geconcentreerd werken. Bars, restaurants, en bijvoorbeeld parken zijn mogelijk minder geschikt.

De eisen die worden gesteld aan de werkplek kunnen eventueel worden opgenomen in het remote werk beleid van de werkgever of per geval worden overeengekomen

TIP! Zorg tot slot dat een remote werkende werknemer beschikt over een koptelefoon met microfoon en toegang heeft tot een VPN en communicatiesoftware zoals Slack, Zoom, enz.

Stimuleer teambinding en samenwerking

Een sterke teamcultuur is essentieel voor het succes van elk team, en dit is dubbel zo waar voor remote teams. Stimuleer teambuilding met teamvergaderingen zoals een gezamenlijke weekstart en activiteiten, zoals virtuele happy hours of teambuildingsoefeningen. Creëer een niet werkgerelateerde teamchat, bijv. op Whatsapp, waarin interessante nieuwsberichten, inzichten of gewoon grappen kunnen worden gedeeld. Het gebruik van kleurrijke avatars wint ook aan populariteit om communicatie op afstand leuker te maken.

Succes begint met duidelijk beleid

Uiteraard is er een knip en klare relatie tussen Workations en het ondernemingsbeleid. Wat verwachten werknemers en hoe helpt het de onderneming verder? Iedereen is gebaat bij duidelijkheid. Leg in ieder geval de volgende zaken goed vast:

Voor wie zijn workations en wat verwacht je als organisatie: de spelregels
De maximale duur van een workation en in welke landen en locaties dat is toegestaan
Welke ondersteuning je mag verwachten als workationer
Het IT-security beleid, maar ook het goedkeuringsproces

Gelukkig hoef je dit niet helemaal zelf te bedenken. Daarvoor hebben we een handig workation beleid template ontwikkeld die je zelf kunt aanpassen.

Betrouwbare accommodaties die 100% aansluiten bij je workation beleid

WorkingfromHammock helpt bij het selecteren van de beste workation bestemmingen en accommodaties. Zo kun je eenvoudig een selectie maken die naadloos past bij je workation beleid. Bovendien sluit je zo workation spoilers als slechte verbindingen en geluidsoverlast uit.

Meer weten? Kom in contact

Timesavers

Ontdek een selectie van in-depth artikelen over onderwerpen die er toe doen.

https://workingfromhammock.nl/workation-werkgever-voordelen-nadelen/

https://workingfromhammock.nl/werknemer-incentives/

https://workingfromhammock.nl/remote-werk-beleid/

https://workingfromhammock.nl/leidinggeven-aan-hybride-teams/

https://workingfromhammock.nl/gegevensbescherming-remote-werk/

https://workingfromhammock.nl/medewerkersbetrokkenheid-stimuleren/

Tips voor het Managen van Remote Teams