Management tips voor hybride teams

Succes begint met duidelijk beleid. Maak eenvoudig duidelijke afspraken met uw personeel rondom remote werk met onze handige template👇

Remote werk vraagt om een nieuwe aanpak

Hybride teams deels werkzaam op kantoor en deels op afstand vragen om virtuoos leiderschap. Volgens onderzoek van Gartner is 60% van de hybride werknemers van mening dat hun directe manager één van de twee belangrijkste bruggen is naar de organisatiecultuur. Uit een studie van GP Strategies bleek ook dat bedrijven die specifieke managementtrainingen voor hybride teams aanbieden, waarschijnlijk beter presteren.

Hoewel goed leiderschap de belangrijkste factor is voor een goed functionerend hybride team, kunnen teamleads vaak wel wat hulp gebruiken om de juiste managementaanpak te vinden. Dit artikel somt de beste management-tactieken op die ons bekend zijn om een hybride team naar een hoger niveau te tillen.

Management principes voor succesvol leiderschap van hybride teams

Lessen uit de praktijk

Adopteer de asynchroon werken methodiek

De afgelopen decennia hebben bedrijven veel tijd en energie gestoken in de aansturing en samenwerking van fysiek aanwezige medewerkers. Veel managers probeerden hun managementstijl tijdens de pandemie ook toe te passen op remote werkers. De resultaten waren vaak teleurstellend omdat deze manier van werken om een andere aanpak vraagt beginnende met de manier waarop informatie in de organisatie wordt gedeeld.

Wanneer teams niet kunnen vertrouwen op een organische informatie-uitwisseling aan het bureau, in de wandelgangen of tijdens de lunch moet een andere organisatiestructuur worden opgetuigd om goede informatie-uitwisseling te stimuleren. Bedrijven zoals Github en Remote die vanaf dag 1 volledig remote samenwerken hebben de manier van werken genaamd “asynchroon werken” geperfectioneerd. Dit begint met een sterke focus op samenwerking en communicatie. Lees meer over de Github way-of-working en Github best practices voor remote werk.

Creëer basisregels voor de samenwerking in teams

Effectief management van hybride teams vraagt om duidelijke afspraken over de verwachte samenwerkings-structuur, zodat elke werknemer in gelijke mate kan worden betrokken. Dergelijke afspraken kunnen worden vastgelegd in een (remote) werk overeenkomst of in een simpel way-of-working document. Hieronder enkele suggesties voor werkafspraken:

Stel vragen, deel informatie en vraag om feedback waar mogelijk in gedeelde communicatiekanalen zoals Slack en Google Docs voor verbeterde informatie-uitwisseling.
Deel agenda onderwerpen vooraf en documenteer wat is besproken tijdens elke meeting.
Plan terugkerende virtuele teamvergaderingen voor het hele team.
Bepaal een minimale kennisgevingstermijn voor vergaderingen. Remote werkers kunnen door tijdsverschillen meer tijd nodig hebben om goed voorbereid deel te kunnen nemen.
Creëer een tijdschema met de werktijden en werkplek van het team. Vraag remote werkers hun collega’s op kantoor te informeren over hun beschikbaarheid.
Plan wekelijkse of twee-wekelijkse informele check-in meetings of bila’s.

Maak het kantoor digitaal toegankelijk

Remote werkers werken doorgaans met meer autonomie en hebben daar ook behoefte aan. Biedt hen vertrouwen en ondersteuning en blijf weg van micromanagement en activity trackers. Houdt rekening met eventuele tijdsverschillen en stel alleen vaste werktijden in wanneer het team als geheel daarbij gebaat is. Voorkom afgunst op de werkvloer door remote werk te faciliteren voor de werknemers die daar behoefte aan hebben. Zijn in sommige vallen vaste werktijden of fysieke aanwezigheid nodig, onderbouw dit goed.

Wijs bij elke digitale vergadering een remote werkende collega aan als voorzitter. Zo wordt de interactie tussen online en offline teamleden gestimuleerd en genormaliseerd. Voorkom op deze manier dat er tijdens een meeting onvoldoende aandacht en waardering is voor remote werkers.

Goede communicatie wordt extra belangrijk

Voor hybride teams die elkaar niet dagelijks zien is goede communicatie extra belangrijk. Dit kan verschillende vormen aannemen. Betrek hierbij het hele team. Onderwerpen die kunnen worden besproken zijn bijv. de frequentie en duur van digitale meetings, betrokkenheid van remote collega’s bij belangrijke overleggen zoals sollicitaties en de behoefte van het team aan informele communicatiekanalen zoals Slack of Whatsapp voor niet werkgerelateerde chat.

Monitor de werkdruk van remote werkers

Uit meerdere studies blijkt dat werknemers die thuis of in het buitenland werken vaak meer werk op zich nemen om hun manager te overtuigen dat ze even productief zijn als hun collega’s op kantoor. Dergelijke overcompensatie kan leiden tot burn-out verschijnselen.

Blijf als manager scherp op de werkdruk van remote werkende teamleden. Dit kan door het bijhouden van resultaten c.q. voltooide taken of door bijv. tijdens een één-op-één gesprek ook de ervaren werklast te bespreken.

Zorg voor informele begeleiding

Introduceer een buddy-systeem, waarbij elke (nieuwe) werknemer gekoppeld wordt aan een ervaren werknemer als aanspreekpunt en voor ondersteuning, helpt bij het creëren van een gevoel van verbondenheid.

Succes begint met duidelijk beleid

Biedt duidelijkheid en ondersteuning aan werknemers die remote willen werken. Bijvoorbeeld door hen te begeleiden om een goede werk-privé balans te vinden tijdens hun workation en de middelen te bieden om veilig vanuit het buitenland te werken zoals een VPN, reisverzekering en belastingadvies.

Door deze maatregelen te nemen, kunt u als werkgever uw werknemers helpen optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden tot van remote werk en tegelijkertijd de potentiële risico’s tot een minimum beperken.

Gelukkig hoef je dit niet helemaal zelf te bedenken. Daarvoor hebben we een handig workation beleid template ontwikkeld die je zelf kunt aanpassen. 👇

Stuur mij een gratis exemplaar

Betrouwbare accommodaties die 100% aansluiten bij je workation beleid

WorkingfromHammock helpt bij het selecteren van de beste workation bestemmingen en accommodaties. Zo kun je eenvoudig een selectie maken die naadloos past bij je workation beleid. Bovendien sluit je zo workation spoilers als slechte verbindingen en geluidsoverlast uit.

Meer weten? Kom in contact

Timesavers

Ontdek een selectie van in-depth artikelen over onderwerpen die er toe doen.

https://workingfromhammock.nl/workation-werkgever-voordelen-nadelen/

https://workingfromhammock.nl/werknemer-incentives/

https://workingfromhammock.nl/remote-werk-beleid/

https://workingfromhammock.nl/gegevensbescherming-remote-werk/

https://workingfromhammock.nl/leidinggeven-aan-remote-teams/

https://workingfromhammock.nl/medewerkersbetrokkenheid-stimuleren/

Tips voor het Managen van Hybride Teams